Quadros por caso, cliente e área de prática; prazos processuais que não dependem da memória de ninguém; e uma visão clara de quem faz o quê até quando. O vínculo com o processo fica preservado do primeiro dia ao protocolo.
Cada caso do escritório recebe o tipo de organização que resolve. O quadro fica por caso e cliente, com tarefas recorrentes de prazo e checklist padrão por tipo de peça.
Permissões por caso, histórico do que foi concluído, revisão do sócio e os pontos em que a tarefa precisa parar.
Gestão de tarefas não é sobre cobrar
Organizar prazos serve para tirar do advogado a dúvida do que fazer agora. Mostra o que vence hoje, o que está atrasado e o que trava cada entrega. Cada tarefa nasce ligada ao caso, com responsável, prazo e checklist visíveis. Ela pode ser aberta à mão, vir de um e-mail do cliente ou de uma publicação do diário. O sócio enxerga a carga de cada advogado e de cada área antes de o prazo estourar. Ninguém precisa cobrar por mensagem.
Quadro por caso, por cliente e por área de prática. Os seis modos abaixo convivem no mesmo escritório. Eles podem ser usados separadamente ou combinados no mesmo caso, conforme o volume, o tipo de trabalho e o tamanho da equipe.
Cada caso tem seu quadro, e cada cliente pode ter o seu. Os cartões mostram o responsável, o prazo e o que ainda falta para a entrega. Qualquer pessoa da equipe entende o estágio do trabalho sem abrir e-mail nem perguntar ao colega.
Abrir detalhesUma tela com o dia de cada um: prioridades, o que vence hoje e o que já passou do prazo. O advogado abre e sabe por onde começar, sem varrer quadro por quadro nem remontar a lista de cabeça.
Abrir detalhesUm e-mail do cliente ou uma publicação do diário viram tarefa em um clique, já ligados ao caso, ao prazo e ao responsável. Nada de copiar o texto para uma lista solta que ninguém sabe de onde veio.
Abrir detalhesPrazos processuais, acompanhamento de publicações, retorno ao cliente e cobrança de documentos se repetem todo mês. A tarefa se recria no intervalo definido, com antecedência, e chega para quem responde por ela.
Abrir detalhesPetição inicial, contestação, recurso e due diligence: cada tipo de trabalho tem o seu checklist. As etapas aparecem no cartão e nenhuma passa batido — nem procuração, nem documento faltante, nem anexo esquecido.
Abrir detalhesA visão de carga mostra quantas tarefas cada advogado e cada área têm em mãos, o que está vencendo e o que já estourou. Redistribuir antes do aperto custa menos do que justificar um prazo perdido.
Abrir detalhesAbaixo da tela, cada tarefa carrega estágio, dependências, responsável e previsão de conclusão. Assim o prazo deixa de depender da memória de alguém. O que está travando aparece escrito na tarefa, e não descoberto na véspera.
A peça não avança para o protocolo antes da revisão do sócio. Enquanto uma etapa não é concluída, a seguinte fica bloqueada e mostra para quem acompanha o que está esperando.
Cada caso passa por estágios definidos: entrada, elaboração, revisão, protocolo e acompanhamento. Cada estágio tem data prevista de conclusão e alerta quando a projeção passa do prazo combinado.
No computador e no celular, quem responde pela tarefa é avisado do que vence hoje e do que está atrasado. A equipe atualiza de onde estiver, em audiência ou no fórum.
As regras ficam definidas antes de o quadro entrar em uso, visíveis para a equipe e para o sócio responsável. Fica claro quem vê cada caso, o que entra no histórico e em que ponto a tarefa precisa de um advogado.
Quem pode abrir, editar, concluir e encerrar tarefas em cada caso. Paralegal e estagiário trabalham na parte que lhes cabe; o que exige decisão jurídica fica com o advogado responsável.
Dados de cliente e de processo ficam sob as mesmas regras de sigilo profissional do escritório. Há controle de acesso e registro do que cada pessoa viu e alterou.
Cada tarefa guarda quem abriu, quem concluiu, quando e com que observação. Numa discussão sobre prazo perdido, o registro do escritório responde antes da memória de qualquer um.
Quem faz, até quando e o que está travando — escrito na tarefa, não combinado por mensagem. O responsável sabe o que se espera dele, e o sócio acompanha sem precisar cobrar ninguém.
Cumprimento de prazos por área e por pessoa, tarefas concluídas, retrabalho e gargalos: são os números que mostram onde o escritório perde tempo e onde reforçar a equipe.
Checklists, responsáveis e prazos padrão por tipo de peça ou de trabalho. O escritório define uma vez e o quadro já nasce organizado, sem depender de quem abriu a tarefa naquele dia.
Uma coisa é marcar um prazo no calendário. Outra é conduzir o caso inteiro até o protocolo, com checklist, responsável e aprovação em cada etapa. As duas rodam sobre a mesma base. É ela que sustenta o quadro no dia em que o escritório estiver cheio.
Funciona sobre modelos privados e o conhecimento do escritório. Roda em nuvem privada, ambiente híbrido ou infraestrutura isolada, conforme o risco de cada tipo de dado de cliente.
Aprovações, conclusão de etapas e protocolo passam por quem responde pelo caso. A ferramenta organiza a rotina; a decisão jurídica continua com quem tem habilitação para isso.
Quatro etapas, começando pelas tarefas que o escritório já controla hoje e pelo que a equipe ainda faz na mão. A IDEIA conduz o processo e treina quem vai usar o quadro todos os dias, de sócio a secretaria.
A IDEIA acompanha a rotina do escritório. Vê como as tarefas nascem, quem delega, onde o prazo aperta e o que hoje só funciona porque alguém lembra de cobrar.
Montamos os quadros por caso, cliente e área, as tarefas recorrentes de prazo e os checklists de cada tipo de peça, junto com quem faz o trabalho todos os dias.
A IDEIA configura permissões, estágios e lembretes, e traz as tarefas em andamento para o quadro. Treina sócios, advogados, paralegais e secretaria no uso do dia a dia.
A IDEIA acompanha os primeiros meses e ajusta checklists e prazos à rotina real. Treina a equipe para manter o quadro atualizado sem depender de ninguém de fora.
Não é preciso mudar o escritório inteiro de uma vez. A IDEIA implanta a primeira área, treina a equipe e mostra em poucas semanas se os prazos passaram a ser cumpridos com menos cobrança.
As perguntas que aparecem antes de mudar a rotina de prazos do escritório — e as respostas diretas para cada uma. Se restar dúvida sobre o seu caso, a conversa segue pelo WhatsApp (61) 3995-0668.