Entrada de cliente e abertura do caso
Formulário preenchido pelo cliente cria a pasta do caso e salva os documentos enviados. Cadastra o contato e avisa o advogado responsável para dar o retorno.
Automação de fluxos jurídicos
Automatize tarefas e aprovações do escritório sem retrabalho.
A IDEIA conecta o que já acontece no escritório: e-mail que chega, documento assinado, formulário preenchido e prazo chegando. O fluxo executa o resto sozinho: cria a pasta, guarda o anexo, gera a minuta e avisa o responsável.
01Gatilhos ligados ao e-mail, ao diário e aos prazos
02Aprovação do sócio com nome, data e observação
03Cada passo executado fica registrado para conferência
Motor de automação de tarefas e aprovações do escritório jurídico
GatilhosChegada de e-mail, publicação no diário oficial, documento assinado, novo caso cadastrado ou prazo se aproximando.
Regras de decisãoDefine o que acontece a seguir conforme a área, o tipo de caso, o responsável, a urgência e o valor envolvido.
Ação automáticaCria a pasta do caso, salva o anexo, gera a minuta a partir do modelo do escritório e emite a cobrança.
Aprovação do sócioNada segue para o cliente, para o protocolo ou para o pagamento sem o aval do advogado responsável pelo caso.
Ligação entre os sistemas do escritórioO que foi cadastrado em um sistema aparece no outro na mesma hora, sem ninguém digitando duas vezes a mesma informação.
Registro de execuçãoQuem disparou, quando rodou, o que foi aprovado, o que falhou e o que ainda está pendente.
O que muda na rotina
Planilha paralela, pasta fora do lugar, prazo anotado em papel e informação copiada de um sistema para outro. Isso consome horas da secretaria e do paralegal. A automação liga os sistemas que o escritório já usa e executa os próximos passos sozinha. O advogado aprova o que exige aval, e cada execução fica registrada para conferência.
Rotinas do escritório que dá para automatizar
Onde a automação economiza mais tempo no escritório.
As rotinas que mais consomem tempo são repetitivas e previsíveis: entrada de cliente, acompanhamento de publicações, procurações, contratos, cobrança e onboarding de advogado novo. É nelas que a automação rende mais, sempre com permissão por área e por caso e com o advogado no comando das decisões.
Acompanhamento das publicações do diário
Publicação no diário oficial entra no sistema e é vinculada ao caso e ao prazo correspondente. O responsável recebe o aviso com a data limite para agir.
Procurações, contratos e documentos assinados
Documento assinado pelo cliente é arquivado na pasta certa, atualiza o controle de procurações e contratos e libera a próxima etapa do caso automaticamente.
Aprovações e aval do advogado responsável
Minuta, cobrança ou comunicação ao cliente só sai depois que o aprovador definido libera; o sistema guarda quem aprovou, quando e com qual observação.
Cobrança e faturamento
Fechamento do mês dispara a emissão das cobranças, envia ao cliente e avisa o financeiro quando o pagamento não é identificado no prazo combinado.
Onboarding de advogado e estagiário
Advogado novo recebe acessos, modelos, pastas e o checklist da rotina na primeira semana, com permissão restrita ao que cada área pode ver.
Como funciona por dentro
Ligar sistemas que não conversam e executar o resto.
A IDEIA monta o fluxo junto com a equipe do escritório. Define o gatilho, a regra de decisão, o passo automático, quem aprova cada etapa e o que fica registrado. Não há programação no meio do caminho. A montagem é visual, reaproveita fluxos prontos de outras rotinas e é testada com casos reais antes de entrar em produção.
Regras de encaminhamento
Cada tipo de caso, área e responsável tem regra própria. O fluxo decide o caminho e evita que o trabalho pare na mão de quem está de férias.
Montagem sem programação
A equipe monta o desenho arrastando os passos na tela e reaproveita fluxos prontos de outras rotinas. A IDEIA treina quem vai usar no dia a dia.
Permissão por área e por caso
Quem vê o quê depende da área e do caso. O fluxo aplica sigilo profissional e LGPD, com limite claro do que a automação pode fazer sozinha.
Gatilho e contexto do casoE-mail que chega, publicação no diário, documento assinado, formulário do cliente, arquivo enviado ou prazo se aproximando colocam o fluxo em movimento.
Regras de decisão do fluxoAs regras definem o que acontece em seguida, quem é avisado, quem precisa aprovar e quando o caso mudou de etapa ou de responsável.
Passos executados sozinhosO fluxo cria a pasta do caso, salva o anexo, gera a minuta do modelo do escritório, atualiza o controle de prazos e emite a cobrança.
Aprovação do sócio responsávelO que exige aval do advogado para no fluxo: petição, contrato, parecer, cobrança e qualquer comunicação ao cliente só seguem depois da liberação.
Registro de cada execução do fluxoSe um passo falha, o fluxo avisa, tenta de novo ou para na hora certa; cada execução fica registrada com data, responsável e resultado.
Governança, sigilo e controle
Automação só vale a pena com controle e sigilo.
Automatizar não é entregar o escritório ao acaso. O fluxo trabalha dentro de limites definidos pelo sócio: permissão por área e por caso, sigilo profissional preservado. A aderência à LGPD e o registro de cada execução ficam para conferência e auditoria.
Limites da automação
Deixa claro o que roda sozinho e o que só acontece depois da confirmação do advogado responsável, sem exceção e sem atalho.
Acesso por área e por caso
Cada pessoa vê apenas o que a área e o caso permitem. Estagiário, secretaria e quem é de fora ficam longe do que não lhes cabe.
Fontes de dados do fluxo
O fluxo lê apenas o que estiver autorizado: andamentos, publicações, modelos do escritório e cadastros internos, nada além do necessário.
Aprovação registrada
Quem aprovou, quando aprovou e o que mudou depois ficam registrados; uma reprovação devolve a tarefa ao responsável com a observação do sócio.
Registro completo de execução
Cada execução guarda gatilho, passos, responsáveis, aprovações, falhas e o resultado final, com data e hora, para conferência quando o sócio quiser.
Tratamento de falhas
Se um passo falha, o fluxo avisa o responsável e tenta de novo quando faz sentido. Se o erro atingir documento, prazo ou cobrança, ele para antes.
GatilhoE-mail, diário oficial, documento assinado, formulário do cliente ou prazo chegando.
DecisãoEscolhe o caminho conforme a área, o tipo de caso, o responsável e a urgência do prazo.
Camada de automação do escritórioLiga pessoas, sistemas, aprovações e ações dentro de uma única rotina.
AçãoCria pasta, gera minuta, salva anexo, atualiza prazo e emite cobrança.
AprovaçãoAval do advogado antes de qualquer passo que envolva cliente, prazo ou pagamento.
SistemaOs sistemas que o escritório já usa: e-mail, agenda, arquivos, financeiro e controle de processos.
AuditoriaHistórico completo de cada execução, aprovação, falha e resultado obtido.
Como a automação entra na rotina jurídica
A automação tira a digitação repetida do caminho.
Terminar o passo anterior não encerra o trabalho. Na rotina jurídica, alguém ainda precisa arquivar, avisar, agendar, atualizar o controle de prazos e registrar o que foi feito. É essa parte operacional, feita de cópia, conferência e perseguição de informação, que a automação assume. O aval do advogado continua onde o caso exige.
Passos conectados de ponta a ponta
Do gatilho à entrega: pasta criada, documento salvo, prazo atualizado, responsável avisado e cobrança emitida sem intervenção manual.
Cada passo rastreável
Cada execução fica registrada com data, responsável, aprovação e resultado, pronta para a conferência do sócio quando ele precisar.
Como a IDEIA monta e treina a equipe
Da primeira rotina automatizada ao escritório todo.
A IDEIA mapeia as rotinas com a equipe, monta os fluxos e integra os sistemas que o escritório já usa. Treina advogados, paralegais e secretaria. Acompanha ainda os primeiros meses de operação. O escritório não precisa contratar mais gente nem trocar o que já funciona.
01
Mapeamento das rotinas do escritório
Sentamos com sócios, advogados, paralegais e secretaria para listar gatilhos, tarefas repetidas, aprovações, exceções e os sistemas envolvidos em cada rotina.
02
Desenho do fluxo, das regras e das aprovações
Definimos o que dispara o fluxo, o que ele executa sozinho, quem aprova cada etapa, quais permissões valem por área e por caso e onde o processo precisa parar.
03
Montagem dos fluxos e integração
A IDEIA monta os fluxos na tela e liga os sistemas que o escritório já usa. Reaproveita o que der para reaproveitar e treina a equipe em cada rotina.
04
Testes com a equipe e entrada em produção
Rodamos os fluxos com casos reais e conferimos aprovações, avisos, falhas e registros. Ajustamos o que estiver travando e só então colocamos a rotina em produção.
Automatize as rotinas do escritório
Pare de copiar dado de um sistema para outro.
A IDEIA mapeia as rotinas, monta os fluxos e integra os sistemas que o escritório já usa. Treina advogados, paralegais e secretaria e acompanha a operação depois da entrega. Fale com a gente pelo WhatsApp (61) 3995-0668 e veja o que dá para automatizar primeiro no seu escritório.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes sobre automação de tarefas
O objetivo não é automatizar por automatizar. É tirar do advogado e da equipe a parte repetitiva — copiar, conferir, avisar, arquivar — e manter o julgamento jurídico com quem é advogado.
Praticamente tudo o que hoje exige copiar informação de um lugar para outro: e-mail que chega e precisa virar tarefa, publicação no diário que precisa ser vinculada ao prazo, documento assinado que precisa ser arquivado, formulário que abre um caso e a cobrança no fechamento do mês.
Não substitui pessoas: tira delas o trabalho de copiar, conferir e perseguir informação. O advogado continua decidindo, assinando e aprovando cada etapa sensível; o paralegal e a secretaria passam a cuidar do que exige critério, relacionamento com o cliente e acompanhamento próximo do caso.
O fluxo tem um aprovador definido para cada etapa sensível. Minuta, petição, contrato, parecer, cobrança e qualquer comunicação ao cliente param até que o advogado responsável libere, e o sistema registra quem aprovou, quando e o que mudou depois. Nenhuma etapa sensível passa sem essa liberação.
Sim. O fluxo conversa com o que já está em uso: e-mail, agenda, armazenamento de arquivos, controle de processos, financeiro e cadastro de clientes. Quando dois sistemas não têm integração pronta, a IDEIA monta a ligação e mantém tudo dentro do ambiente do escritório, com permissão por área e registro de cada execução.