Petição, contrato, laudo e procuração ficam na pasta do caso e abrem no computador, no celular e no navegador, sempre na versão mais recente. Ninguém pergunta qual é a última versão nem procura arquivo na máquina de outra pessoa.
Arquivo no e-mail, no pendrive, na máquina de cada um
Quando o arquivo do caso vive na máquina de uma pessoa só, o escritório perde tempo procurando a versão certa. A minuta revisada fica no notebook do sócio, o contrato assinado no e-mail da secretaria e a procuração no celular do estagiário. O caminho é manter cada arquivo na pasta do caso, aberto de qualquer dispositivo e com o histórico de versões preservado.
Seis situações do dia a dia: abrir o arquivo em qualquer dispositivo, trabalhar sem internet, compartilhar com prazo. Também dá para editar em conjunto com salvamento automático, voltar a uma versão anterior e recuperar o que foi apagado.
A mesma petição abre no computador do escritório, no notebook da audiência e no celular, sempre na versão mais recente. Quem trabalhou por último salvou, e todo mundo vê o mesmo arquivo. Sem pasta de rede, sem pen drive e sem mandar cópia para si mesmo por e-mail.
Ver detalhesO arquivo que você abriu continua disponível mesmo sem conexão. Dá para ler, revisar e anotar durante o voo, na sala de audiência ou em um prédio sem sinal. Quando a internet volta, o que você fez sobe sozinho e o restante da equipe passa a ver a versão atualizada.
Ver detalhesMandar um documento para o cliente não precisa virar anexo pesado no e-mail. O arquivo é compartilhado com a pessoa certa, com data para expirar e com a permissão definida: editar, comentar ou apenas ler. Terminado o prazo ou o assunto, o acesso acaba.
Ver detalhesSócio, advogado e paralegal trabalham na mesma peça ao mesmo tempo, sem esperar a vez e sem gerar cópias. Cada alteração é salva automaticamente, então ninguém perde o que escreveu nem precisa lembrar de salvar antes de fechar.
Ver detalhesToda mudança fica guardada com autor e data. Se a cláusula de ontem estava melhor, dá para abrir a versão anterior e comparar com a atual. Restaurar é um clique, sem refazer o texto e sem depender de quem editou por último.
Ver detalhesArquivo apagado por engano volta da lixeira, com o histórico intacto. E se uma invasão criptografar os arquivos do escritório, as versões guardadas permitem reconstruir as pastas dos casos, sem perder prazo e sem depender de resgate.
Ver detalhesTodo arquivo tem um lugar definido: a pasta do caso. É de lá que o cliente envia os documentos que o escritório pediu, é lá que o celular anexa o que foi escaneado. É de lá que a equipe abre a versão mais recente, com histórico e permissão já definidos.
Cada caso tem a sua pasta, e é para lá que o cliente envia os documentos que o escritório pediu. Petição, contrato, laudo e procuração ficam no mesmo lugar, acessíveis para quem atua no caso, e não na máquina pessoal de quem atendeu.
O advogado escaneia o documento pelo celular e anexa na pasta do caso na mesma hora. Processo digitalizado, laudo extenso e vídeo de audiência entram por lá. A equipe abre o que precisa, sem arquivo pesado travando a caixa de e-mail do escritório.
O arquivo aberto no escritório e o aberto no celular são o mesmo. O que ficou sem internet sobe quando a conexão volta. Ninguém precisa exportar, renomear ou decidir qual cópia vale na hora de responder ao cliente.
O acesso nasce da pasta do caso: quem atua no caso entra, quem não atua não vê. O compartilhamento com cliente ou parceiro tem prazo. O que sai do escritório fica registrado, e o sigilo profissional vale também para quem trabalha de casa.
Cada pasta do caso é visível só para quem atua nele. Paralegal, estagiário, secretaria e sócio entram com o nível que faz sentido para o papel. O sigilo profissional não depende de pasta escondida na rede do escritório.
O link enviado ao cliente ou ao parceiro tem data para expirar e permissão definida: editar, comentar ou apenas ler. Encerrado o prazo ou o trabalho, o acesso acaba, sem deixar arquivo de caso aberto em celular de terceiro.
Quem está fora do escritório recebe acesso à pasta daquele caso, e nada além. Não enxerga outros clientes, outros casos nem o acervo do escritório. Cada entrada fica registrada com data e responsável.
Advogado em audiência, em viagem ou trabalhando de casa abre a pasta do caso. O sigilo é o mesmo de quem está na sala ao lado. O acesso acompanha a pessoa e a função dela, e não o computador do escritório.
Versões anteriores, lixeira e cópias de segurança protegem o acervo contra exclusão por engano e contra perda em massa, como arquivos criptografados por invasão. A pasta do caso volta ao estado anterior e os prazos seguem correndo.
Quem abriu, baixou, compartilhou, alterou ou apagou cada arquivo, com data e responsável. Serve para responder ao cliente, para a auditoria interna e para cumprir o prazo de guarda e descarte definido pelo escritório.
A IDEIA organiza a pasta de um caso em andamento e migra os arquivos que hoje estão em máquinas, pen drives e caixas de e-mail. Treina a equipe e acompanha a primeira semana de uso, para o escritório decidir com o caso na mão.
Um caso em andamento, com muitos documentos e várias pessoas envolvidas: petição, contrato, laudo, procuração e a correspondência com o cliente. É nele que a diferença entre procurar arquivo e abrir a pasta certa aparece primeiro.
A IDEIA monta a estrutura de pastas do caso e define quem vê o quê. Move os arquivos que hoje vivem em máquinas, pen drives e caixas de e-mail, sem interromper o trabalho que está em andamento.
Treinamento curto com sócio, advogado, paralegal, estagiário e secretaria: como abrir o arquivo em qualquer dispositivo, compartilhar com prazo, trabalhar sem internet e recuperar uma versão anterior.
Nas primeiras semanas acompanhamos o uso com a equipe. Ajustamos permissões, nomes de pasta e prazos de compartilhamento, e medimos o tempo que o escritório deixa de gastar procurando arquivo.
Não é preciso mudar o escritório inteiro. A IDEIA organiza a pasta do caso e treina a equipe. Acompanha os primeiros dias, para você comparar com a semana anterior e decidir com o caso na mão.
As perguntas que aparecem quando o escritório decide parar de procurar a versão certa em máquinas, pen drives e caixas de e-mail. A equipe passa a trabalhar com cada arquivo na pasta do caso.