Portal interno do escritório
O advogado novo encontra tudo no mesmo lugar. Estão lá os comunicados, as políticas, os modelos, os ramais e a escala de plantão.
Ver detalhesPortais e gestão de documentos
O portal interno e a biblioteca de documentos do escritório.
Comunicados, políticas internas, modelos e contratos ficam em um portal único, com biblioteca organizada por cliente, área e responsável. A equipe acha a peça certa em segundos, na versão vigente, e cada um vê o que tem permissão.
01Comunicados, políticas internas, ramais e formulários
02Biblioteca por cliente, área e tipo de documento
03Versão controlada e permissão por área e caso
Portal do escritório · documentos, versões e permissões
Portal internoComunicados, políticas internas e modelos do escritório em um só lugar.
Biblioteca por clienteAchar a peça por cliente, área e tipo de documento.
Versões controladasHistórico de quem alterou o quê, com volta à versão anterior.
CompartilhamentoLink de compartilhamento com prazo de validade e sem edição.
Permissão por casoPor área, cliente e caso, com registro de cada acesso.
Retenção e LGPDPrazo de guarda, arquivamento e descarte por tipo de documento.
Documento na pasta errada custa prazo e retrabalho
No dia a dia, a petição de ontem fica na pasta de alguém. O modelo vigente circula por mensagem e o aviso de plantão se perde no meio de tudo. Reunir a rotina em um portal, com biblioteca organizada por cliente e permissão por área, evita retrabalho. Mantém a versão vigente e reduz a troca de mensagens com o cliente.
O que o portal resolve
Da pasta de cada um ao documento na versão certa.
São seis frentes do dia a dia: portal interno, biblioteca por cliente e área e controle de versão. Entram também as permissões por caso, os modelos aprovados e as listas de prazos e contratos.
Biblioteca organizada
Documentos guardados por cliente, área de prática, tipo e responsável, com metadados de processo, prazo e sigilo em cada peça.
Ver detalhesControle de versão único
Histórico completo de cada peça, com quem alterou o quê e a volta a uma versão anterior quando a revisão de hoje não convence.
Ver detalhesPermissões e compartilhamento
Acesso definido por área, cliente e caso, mais links de compartilhamento com prazo de validade e sem permissão de edição para quem recebe.
Ver detalhesModelos padronizados do escritório
Petição, contrato, parecer e procuração partem de modelos aprovados, com publicação controlada e uma versão vigente para toda a equipe.
Ver detalhesBusca e listas internas
Busca por conteúdo, metadado e cliente, mais listas de prazos, contratos a vencer, procurações, publicações do diário e pedidos de cópia.
Ver detalhesPor dentro do portal
Pasta compartilhada não é biblioteca do escritório.
Pasta compartilhada não tem metadado, versão vigente nem prazo de guarda. A biblioteca do escritório tem — e é isso que sustenta o sigilo profissional e a auditoria.
Portal interno e comunicados do escritório
Avisos, políticas internas e modelos ficam publicados com data, área responsável e prazo de validade, em vez de circular por mensagem e se perder.
Biblioteca com metadados
Cada documento entra com cliente, processo, prazo e nível de sigilo. Por isso a busca devolve a peça certa, não uma lista de arquivos parecidos.
Listas e fluxos internos do escritório
Prazos, contratos a vencer, procurações, publicações do diário e pedidos de cópia aparecem em listas com responsável e data, não em planilhas paralelas.
Levantamento do acervo do escritórioLevantamos o que existe em pastas de rede, drives antigos e e-mails, e separamos o que deve entrar na biblioteca.
Estrutura e metadadosCada documento recebe cliente, área, tipo, responsável e nível de sigilo antes de entrar na biblioteca.
Permissões por área e casoDefinimos quem vê o quê por área, cliente e caso, com registro de cada acesso e de cada link compartilhado.
Portal do cliente (área restrita)Cliente e parceiro enviam e consultam documentos na área restrita, sem transformar o caso em troca de mensagens.
Guarda, descarte e LGPDPrazo de guarda, arquivamento e descarte conforme a política do escritório, com trilha de auditoria de cada acesso.
Governança e sigilo
Sigilo, permissão e guarda dos documentos.
Antes de abrir a biblioteca e o portal do cliente, o escritório precisa definir alguns pontos. Eles valem para a equipe, para os clientes e para terceiros.
Conformidade
Sigilo profissional exigido pela OAB, prazos de guarda e LGPD mapeados por tipo de documento antes de a biblioteca abrir para a equipe.
Rótulos de sensibilidade
Classificação que define quem pode ver, compartilhar e exportar cada peça, dentro do escritório e no link enviado a terceiros.
Compartilhamento controlado
Link enviado a cliente ou parceiro com prazo de validade, sem permissão de edição e revogável antes do fim do prazo.
Guarda e descarte no prazo
Reter pelo tempo exigido por tipo de documento e excluir na data definida, sem depender de alguém lembrar de fazer a limpeza.
Compartilhamento com cliente e parceiro
Cliente e parceiro com acesso limitado ao que precisam, registrado e revogado quando o trabalho termina.
Trilha de auditoria do acervo
Encontrar o que foi acessado, alterado e compartilhado em qualquer ponto da biblioteca, com data e responsável.
Implantação
Do levantamento ao portal em uso na rotina.
São quatro etapas com a IDEIA: levantar o que existe, organizar o acervo, definir as permissões e treinar a equipe. O uso no dia a dia vem depois disso.
01
Levantamento do acervo
O levantamento mostra o que existe, onde está e o que tem valor real. Passa por pastas de rede, drives antigos, e-mails e o que hoje só existe na máquina de alguém.
02
Organização e migração
O acervo entra classificado por cliente, área e tipo, com metadados, permissões e histórico de versão preservados na mudança.
03
Permissões e política de guarda
Quem vê o quê por área, cliente e caso, mais prazos de retenção, arquivamento e descarte definidos antes da abertura.
04
Treinamento com a IDEIA
A IDEIA treina sócios, advogados, paralegais, estagiários e secretaria para publicar, buscar e versionar documentos sem vício antigo.
Comece pelo que já existe
Comece organizando os documentos que já existem.
Não é preciso criar nada novo. A IDEIA implanta o portal, migra o acervo atual e treina a equipe para trabalhar na versão vigente. Cada documento fica ligado ao cliente, ao processo, ao prazo e ao sigilo, com histórico de versão e registro de acesso.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes sobre portal e documentos
As perguntas que aparecem antes de abrir a biblioteca do escritório para a equipe, para os clientes e para terceiros.
Pasta compartilhada guarda arquivos, mas não diz qual é a versão vigente, quem pode ver cada peça nem quando o documento deve ser descartado. Na biblioteca do escritório, cada documento tem metadados de cliente, processo, prazo e sigilo, controle de versão e registro de quem acessou.
Sim, e a migração faz parte do trabalho. Levantamos o que existe em pastas de rede, drives antigos e e-mails, separamos o que tem valor para a rotina e trazemos o acervo já classificado por cliente, área e tipo de documento, com metadados, permissões e histórico de versão preservados.
Cada pessoa vê o que lhe cabe. A permissão é definida por área e por caso, e vale também para os links enviados a quem está fora do escritório: com prazo de validade e sem permissão de edição. Um caso sigiloso pode ficar restrito ao sócio responsável e à equipe que atua nele, e todo acesso fica registrado com data e responsável.
Cada peça mantém o histórico completo: quem alterou, o que mudou e quando. Quando a revisão de hoje não resolve, dá para voltar a uma versão anterior sem procurar o arquivo antigo na caixa de entrada de alguém. O resultado é uma versão vigente por documento, em vez de vários arquivos com o mesmo nome e sufixos diferentes.
O prazo é definido por tipo de documento, conforme a política do escritório, as obrigações legais de guarda e a LGPD. A biblioteca aplica esse prazo: o que precisa ser retido fica arquivado, o que passou da data é descartado no momento certo, e cada acesso, alteração e compartilhamento fica na trilha de auditoria.
O cliente ganha uma área restrita para enviar e consultar os documentos do caso, Ele vê apenas o que foi liberado para ele, com acesso registrado e encerrado quando o trabalho termina. A secretaria deixa de reenviar a mesma procuração a cada pedido, e o histórico do que foi entregue fica no próprio caso.