1. Objetivo e base legal
A política previne o uso da IDEIA para lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo.
A base legal é a Lei 9.613/1998, que trata dos crimes de lavagem e das obrigações de prevenção.
A empresa também segue as orientações do COAF, o Conselho de Controle de Atividades Financeiras.
Comunicações e registros seguem o sigilo previsto na lei e são guardados pelo prazo legal.
A política complementa o código de ética e o canal de denúncias da empresa.
2. A quem se aplica
A política vale para todos os clientes e parceiros da IDEIA, sem exceção de porte ou segmento.
Abrange fornecedores, prestadores, revendedores, representantes e intermediários contratados.
Abrange sócios, diretores, colaboradores, estagiários e aprendizes da empresa.
Também alcança quem atua em nome da empresa por procuração ou por contrato de representação.
3. Análise prévia de risco
A análise prévia de risco antecede a contratação e a assinatura de qualquer proposta.
A avaliação considera o perfil do cliente, o setor, o país de origem e a forma de pagamento.
O risco é classificado em baixo, médio ou alto, conforme os critérios internos da empresa.
Risco alto exige aprovação da direção e acompanhamento reforçado do contrato.
4. Identificação do cliente e do beneficiário final
A empresa identifica o cliente e confere os dados cadastrais antes de iniciar a relação.
Nas pessoas jurídicas, a análise busca identificar o beneficiário final da operação.
Beneficiário final é quem controla ou se beneficia da empresa, na forma definida pela lei.
Quando o beneficiário não pode ser identificado, a contratação é recusada.
Documentos e declarações apresentados são mantidos atualizados durante o contrato.
5. Sinais de alerta
Sinais de alerta são indícios que pedem análise reforçada antes de seguir com a operação.
Todo colaborador que identificar um sinal de alerta deve comunicar o responsável de conformidade.
- Pagamento em dinheiro, em espécie ou por conta de terceiro sem justificativa.
- Pedido para emitir nota, contrato ou recibo com valor diferente do serviço prestado.
- Cliente que se recusa a informar dados cadastrais ou apresenta documento inconsistente.
- Empresa recém-aberta, sem histórico, com faturamento incompatível com o porte.
- Pagamento fracionado para não chamar atenção nem passar por aprovação interna.
- Pressa incomum para fechar contrato e insistência em não registrar a operação.
6. Recusa e encerramento de relação
A empresa recusa a operação quando não consegue identificar o cliente ou o beneficiário final.
Também recusa quando o sinal de alerta não tem explicação documentada pelo cliente.
A recusa é registrada por escrito, com o motivo, e comunicada à direção.
Relação em andamento pode ser encerrada se surgir risco relevante e não sanável.
O encerramento segue o contrato e a lei, com registro da decisão e do responsável.
7. Registro e guarda de documentos
A empresa mantém registro de clientes, contratos, análises e comunicações feitas.
Os registros são guardados por, no mínimo, cinco anos, contados do fim da relação.
A guarda ocorre em ambiente controlado, com acesso restrito a quem precisa tratar o dado.
O prazo pode ser maior quando houver determinação de autoridade competente.
Depois do prazo, os documentos são descartados conforme a política de privacidade da empresa.
8. Comunicação de operação suspeita
A comunicação de operação suspeita é feita ao COAF pelo responsável de conformidade.
A decisão de comunicar é técnica e não depende de autorização do cliente.
A comunicação é sigilosa e não pode ser informada ao cliente nem a terceiros.
O colaborador que levanta a suspeita não comunica diretamente ao órgão.
O relato interno é enviado ao responsável de conformidade com os documentos disponíveis.
9. Treinamento e monitoramento
Todos os colaboradores recebem treinamento sobre prevenção à lavagem de dinheiro.
O treinamento é aplicado na integração e repetido em ciclo periódico definido pela empresa.
As áreas comercial, financeira e de contratos recebem conteúdo específico para a sua rotina.
A participação é registrada e acompanhada pelo responsável de conformidade.
A empresa revisa procedimentos internos e acompanha mudanças na regra do COAF.